ツリーメール | 年間6,000件以上の制作実績を持つ印刷会社三光の記事です。

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2017年5月17日(水)
ツリーメールの重要性

 

 

 

 

 

こんにちは、営業部の西田です。

今回は外注先とのビジネス・コミュニケーション上の失敗談です。

具体的にはツリー形式のメール活用についての話です。

 

先日外注先から「申し訳ありませんがメールはツリー形式でお願いします。」と言われました。

すぐに気付かされたのですが、案件ごとに今までのメールのやりとりを記録したまま返信することです。

 

案件がスタートしてメールのやり取りが始まり、案件終了をもってそのツリーは終了するのです。

 

ツリー形式のメールのイメージは以下のようなものです。

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西田様

 

お世話になっております。

ご確認ありがとうございます。

宜しくお願いいたします。

 

太田

 

 

 

太田様

 

いつもお世話になっております。三光の西田です。

宅ファイル便で本編受領しました。

ありがとうございます。

 

 

 

西田様

 

お世話になっております。

 

遅くなりましたが原稿がほぼそろいました。

本文の50+4ページ分以外を送ります。

 

添付のほう、ご確認をお願いします。

 

日程のほう、入稿の遅れに伴い、どのくらとなりますでしょうか?

 

宜しくお願いいたします。

 

太田

 

 

 

太田様

 

お世話になっております。

確認が遅くなり申し訳ありません。

最終確認をしておりますのでもう少々お待ちください。

 

①2ページ目のデビュー応援を差し替えたいと思いますが、

素材は添付のPDFファイル(最終ページ)でよろしいでしょうか?

またディスクレーマー箇所を書き換えたいのですが、PDFで大丈夫でしょうか。

②目次のフッターを変更しました。

 

その他いくつか修正がございます。添付のシートをご確認ください。

暫定版としてこちら修正などお願いできますでしょうか。

 

よろしくお願いいたします。西田

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ツリー形式メールのイメージはここまで。

 

 

 

ところで、なぜそのようなことを外注先から言われたかというと

ある見積もり案件を外注先にメールしたところ、外注先から電話で質問がきたので、

新規にメールを立ち上げて質問内容の回答をメールして、見積もりを依頼し直しました。

ところが見積もりがなかなか来ません。

おかしいと感じ電話したところ、メールを見逃していたとのことでした。

今まで僕のメールはツリー形式と新規が入り乱れていて

先方にとっては、どの案件メールの返信だったかがわからなかったようです。

また今回の場合、途中電話での会話が挟まったことで

ツリー形式のメールが切れてしまったことも要因の一つです。

 

やはりいろんな案件を数多く動かしている方にとって

ツリー形式のメールでないと

話の流れはわからなくなるんだなと猛省しました。

今回のことは僕が知らなかっただけで、メールの常識かもしれません。

今までいろんな方に迷惑をかけていたかもしれないと思い

申し訳ない気持ちでいっぱいです。

 

それ以降、ツリー形式のメールを心がけております。

少し考えればわかるようなビジネスコミュニケーション上の配慮ですが

無知とは本当に恐ろしいものです。

人間日々成長ですね。