2017年5月17日(水)
ツリーメールの重要性
こんにちは、営業部の西田です。
今回は外注先とのビジネス・コミュニケーション上の失敗談です。
具体的にはツリー形式のメール活用についての話です。
先日外注先から「申し訳ありませんがメールはツリー形式でお願いします。」と言われました。
すぐに気付かされたのですが、案件ごとに今までのメールのやりとりを記録したまま返信することです。
案件がスタートしてメールのやり取りが始まり、案件終了をもってそのツリーは終了するのです。
ツリー形式のメールのイメージは以下のようなものです。
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西田様
お世話になっております。
ご確認ありがとうございます。
宜しくお願いいたします。
太田
太田様
いつもお世話になっております。三光の西田です。
宅ファイル便で本編受領しました。
ありがとうございます。
西田様
お世話になっております。
遅くなりましたが原稿がほぼそろいました。
本文の５０＋４ページ分以外を送ります。
添付のほう、ご確認をお願いします。
日程のほう、入稿の遅れに伴い、どのくらとなりますでしょうか？
宜しくお願いいたします。
太田
太田様
お世話になっております。
確認が遅くなり申し訳ありません。
最終確認をしておりますのでもう少々お待ちください。
①2ページ目のデビュー応援を差し替えたいと思いますが、
素材は添付のPDFファイル（最終ページ）でよろしいでしょうか？
またディスクレーマー箇所を書き換えたいのですが、PDFで大丈夫でしょうか。
②目次のフッターを変更しました。
その他いくつか修正がございます。添付のシートをご確認ください。
暫定版としてこちら修正などお願いできますでしょうか。
よろしくお願いいたします。西田
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ツリー形式メールのイメージはここまで。
ところで、なぜそのようなことを外注先から言われたかというと
ある見積もり案件を外注先にメールしたところ、外注先から電話で質問がきたので、
新規にメールを立ち上げて質問内容の回答をメールして、見積もりを依頼し直しました。
ところが見積もりがなかなか来ません。
おかしいと感じ電話したところ、メールを見逃していたとのことでした。
今まで僕のメールはツリー形式と新規が入り乱れていて
先方にとっては、どの案件メールの返信だったかがわからなかったようです。
また今回の場合、途中電話での会話が挟まったことで
ツリー形式のメールが切れてしまったことも要因の一つです。
やはりいろんな案件を数多く動かしている方にとって
ツリー形式のメールでないと
話の流れはわからなくなるんだなと猛省しました。
今回のことは僕が知らなかっただけで、メールの常識かもしれません。
今までいろんな方に迷惑をかけていたかもしれないと思い
申し訳ない気持ちでいっぱいです。
それ以降、ツリー形式のメールを心がけております。
少し考えればわかるようなビジネスコミュニケーション上の配慮ですが
無知とは本当に恐ろしいものです。
人間日々成長ですね。
